Steuererklärung Selbständige

Die Steuererklärung ist für viele Selbständige in der Schweiz eine jährliche Herausforderung. Anders als Angestellte, deren Einkommen in der Regel durch die Lohnabrechnung klar ausgewiesen wird, müssen Selbständige viele zusätzliche Informationen bereitstellen und besondere Regeln beachten. Von der Buchführung über die Abzüge bis zur Abgabe der Steuererklärung sind die Anforderungen umfangreich. In diesem Ratgeber erfahren Sie, worauf es bei der Steuererklärung für Selbständige wirklich ankommt, welche Fallstricke es zu vermeiden gilt und wie Sie Ihre Steuerlast mit legalen Mitteln optimieren können.

Was bedeutet Selbständigkeit aus steuerlicher Sicht?

In der Schweiz gelten Personen als selbständig erwerbend, wenn sie auf eigene Rechnung und Gefahr arbeiten, frei über ihre Arbeitszeit und Aufträge entscheiden, mehrere Auftraggeber haben und eigene Infrastruktur nutzen oder eigene Investitionen tätigen.

Die Steuerbehörden beurteilen den Status anhand verschiedener Kriterien. Wer als selbständig gilt, muss seine Einkünfte und Ausgaben selbst deklarieren, Sozialversicherungsbeiträge selbst entrichten und die Verantwortung für korrekte Buchführung und Steuerabgaben übernehmen.

Welche Steuerarten betreffen Selbständige?

Als selbständig Erwerbender unterliegen Sie in der Schweiz verschiedenen Steuerarten. Dazu gehören die Einkommenssteuer auf kantonaler, kommunaler und eidgenössischer Ebene, die Vermögenssteuer, gegebenenfalls die Mehrwertsteuer bei einem Jahresumsatz ab 100.000 Franken und die Sozialversicherungsabgaben für AHV, IV und EO.

Die Abrechnung dieser Steuern erfolgt jährlich im Rahmen der Steuererklärung. In vielen Fällen ist zudem eine Zwischenabrechnung sinnvoll, um die Liquidität besser zu planen.

Die wichtigsten Unterlagen für die Steuererklärung

Damit Sie Ihre Steuererklärung korrekt und vollständig einreichen können, sollten Sie folgende Unterlagen bereithalten: Buchhaltungsunterlagen, Einnahmen- und Ausgabenrechnungen, Belege für Geschäftsausgaben wie Miete, Telefon oder Reisekosten, Versicherungsnachweise, Kontoauszüge, Angaben zur Vorsorge sowie Abschreibungslisten für Betriebsvermögen.

Eine gute Vorbereitung spart Zeit und reduziert das Risiko für Rückfragen oder Korrekturen durch das Steueramt.

Die Rolle der Buchhaltung

Eine saubere Buchhaltung ist für Selbständige unerlässlich. Je nach Unternehmensform reicht eine einfache Einnahmen-Ausgaben-Rechnung aus oder es ist eine doppelte Buchhaltung erforderlich. Einzelfirmen mit einem Jahresumsatz über 500.000 Franken müssen doppelt buchführen. Unterhalb dieser Grenze genügt eine einfache Buchhaltung mit Belegen.

Die Buchhaltung ist nicht nur für die Steuererklärung wichtig, sondern hilft auch, die wirtschaftliche Lage des Unternehmens besser zu verstehen und strategisch zu planen.

Was kann steuerlich abgezogen werden?

Ein Vorteil der Selbständigkeit ist die Möglichkeit, viele geschäftsbezogene Ausgaben steuerlich geltend zu machen. Dazu gehören zum Beispiel Miete für Geschäftsräume, Büromaterial, anteilige Telefon- und Internetkosten, Fahrzeugspesen, Verpflegung bei Geschäftsreisen sowie Ausgaben für Weiterbildungen.

Voraussetzung ist, dass alle Ausgaben dokumentiert und geschäftlich begründet sind. Bei gemischter Nutzung, wie beim Auto oder Telefon, muss eine klare Aufteilung zwischen privat und geschäftlich erfolgen.

Wie funktioniert die Besteuerung des Einkommens?

Selbständige versteuern den sogenannten Reingewinn. Dieser ergibt sich aus der Differenz zwischen Einnahmen und abzugsfähigen Geschäftsausgaben. Der so ermittelte Gewinn wird in der privaten Steuererklärung als Einkommen angegeben und dort mit anderen Einkünften zusammengeführt.

Die Beiträge an AHV, IV und EO richten sich ebenfalls nach dem Reingewinn. Sie betragen im Schnitt rund zehn Prozent, wobei Staffelungen möglich sind. Diese Beiträge gelten als geschäftlicher Aufwand und reduzieren das steuerbare Einkommen.

Die Mehrwertsteuerpflicht

Wer als Selbständiger mehr als 100.000 Franken Umsatz erzielt, ist grundsätzlich mehrwertsteuerpflichtig. Es ist eine Anmeldung bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung erforderlich. Je nach Situation kann die effektive Abrechnung oder die Saldosteuersatzmethode gewählt werden. Beide Varianten haben Vor- und Nachteile, je nach Art und Umfang der Geschäftstätigkeit.

Auch wer die Umsatzgrenze nicht erreicht, kann sich freiwillig registrieren lassen, um bei Investitionen von der Vorsteuer profitieren zu können.

Vorsorge und Steuerersparnis

Selbständigerwerbende sind nicht obligatorisch in der beruflichen Vorsorge versichert, können aber freiwillig in die Säule 3a einzahlen. Diese Einzahlungen sind steuerlich abzugsfähig und dienen zugleich der Altersvorsorge.

Für Selbständige ohne Pensionskasse beträgt der maximale abziehbare Beitrag aktuell 20 Prozent des Nettoeinkommens, maximal jedoch 35.280 Franken pro Jahr. Wer regelmässig einzahlt, spart Steuern und baut gleichzeitig Vermögen für den Ruhestand auf.

Abschreibungen richtig nutzen

Geschäftliche Investitionen wie Fahrzeuge, Computer oder Büroeinrichtungen verlieren mit der Zeit an Wert. In der Buchhaltung dürfen diese Anschaffungen abgeschrieben werden. Abschreibungen senken den Reingewinn und damit die Steuerlast.

Die Höhe der Abschreibungen richtet sich nach gesetzlichen Richtwerten. Für Fahrzeuge etwa gelten 40 Prozent degressiv oder 20 Prozent linear, für IT-Geräte ebenfalls. Durch gezielte Investitionen lassen sich steuerliche Vorteile erzielen.

Häufige Fehler und wie man sie vermeidet

Zu den häufigsten Fehlern bei der Steuererklärung gehören unvollständige oder fehlende Belege, falsche Abschreibungen, nicht korrekt deklarierte Privateinlagen und gemischt genutzte Ausgaben ohne Aufteilung.

Auch fehlende Rückstellungen für Steuer- und Sozialabgaben führen oft zu Liquiditätsengpässen. Mit einer sorgfältigen Vorbereitung und regelmässiger Buchführung lassen sich diese Fehler vermeiden.

Fristen und Abgabe der Steuererklärung

In den meisten Kantonen muss die Steuererklärung bis Ende März oder April eingereicht werden. Eine Fristerstreckung ist in der Regel online möglich.

Fast alle Kantone bieten digitale Einreichungsmöglichkeiten an. Zu den gängigen Plattformen gehören eTax, TaxMe, ZHprivateTax oder VaudTax. Diese Programme helfen beim Ausfüllen, bieten Plausibilitätsprüfungen und sorgen für eine zügige Bearbeitung.

Wann lohnt sich ein Treuhänder?

Nicht jeder Selbständige braucht zwingend professionelle Unterstützung. Wer übersichtliche Finanzen hat, kann die Steuererklärung selbst ausfüllen. Dennoch gibt es gute Gründe für die Zusammenarbeit mit einem Treuhänder. Dazu gehören komplexe Buchhaltungen, Immobilien, MWST-Pflicht, Unternehmensgründungen oder eine gezielte Steueroptimierung.

Ein Treuhänder kennt die aktuellen Vorschriften, erkennt Optimierungspotenzial und übernimmt bei Bedarf die komplette Administration. Das spart Zeit, vermeidet Fehler und schafft Planungssicherheit.

Fazit: Steuererklärung für Selbständige mit Überblick und Planung

Die Steuererklärung ist für Selbständige in der Schweiz Pflicht und zugleich Chance. Wer frühzeitig plant, Unterlagen sauber führt und die gesetzlichen Möglichkeiten ausschöpft, spart nicht nur Geld, sondern sorgt auch für klare Strukturen in seinem Unternehmen.

Ob mit oder ohne Unterstützung durch einen Treuhänder: Eine gute Vorbereitung ist der Schlüssel zu einer stressfreien und erfolgreichen Steuererklärung. Wer seine Finanzen kennt, kann als Selbständiger fundierte Entscheidungen treffen und langfristig erfolgreich wirtschaften.